Utilitaires de Télémaintenance- Comment gérer le départ d'une personne en cours d'année
Le bouton "Actif / Inactif" de la fiche "Personne" permet de signaler que celle-ci ne fait plus parti de l'établissement par un simple clic. Cliquez sur ... - Comment ajouter ou modifier le logo de l'établissement dans les éditions GEC ?
Menu Administration / Administration /Sites. Onglet Configuration éditions. Vous pouvez alors choisir le fichier contenant votre logo ainsi que son alignement sur la page. ... - Comment gérer les badges occasionnels ? (tarifs, série...)
Les badges occasionnels sont des badges cartonnés avec un code-barres utilisés pour un repas unique. Ils ne sont pas nominatifs et doivent être déclarés en ... - Comment changer le nom du Chef d'établissement ou du comptable ?
Les noms des responsables, qui apparaissent dans les justificatifs comptables, sont gérés dans les sites. Menu Administration / Sites. S'il existe plusieurs établissements, le sélectionner dans la ... - Comment créer une nouvelle année pour la gestion des frais scolaires ?
Menu Frais scolaire / Configuration / Configurer l'année scolaire. Pour créer une nouvelle année scolaire, il faut cliquer sur le bouton . Après une confirmation, renseigner les ... - Comment effectuer la reconstatation d'un élève dont la situation a changé ?
Lorsque les droits constatés ont été validés, la fiche "Frais scolaires" de chaque élève est figée. Pour reconstater une personne, il faut lui créer une ... - Comment débuter une nouvelle période dans les frais scolaires ?
Le début de période permet d'initialiser le dossier "Frais scolaire" de chaque élève pour le trimestre concerné. Les forfaits sont automatiquement attribués en fonction de ... - Comment réinitialiser mes frais scolaires tels qu'ils étaient en début de période ?
Commande Frais scolaire / Exploitation / Débuter une période. Le bouton permet de réinitialiser les frais scolaires comme si la période venait de débuter à ... - Changement d'heure (passage de l'heure d'été à l'heure d'hiver et inversement)
Le changement d'heure est pris en compte de manière automatique, il est quand même recommandé de vérifier l’heure des terminaux dès l’arrivé dans les locaux. En ... - Comment supprimer UNE personne ?
Avant de supprimer une personne il faut d'abord vérifier les points suivants : le solde de ses porte-monnaies doivent être à 0. Comment remettre le ... - Comment remettre le porte-monnaie d'une personne à zéro ?
Plusieurs opérations sont possible pour modifier le solde d'un porte-monnaie : Remboursement fictif ou en direct Depuis le menu "Finances \ Remboursements \ Remboursements" ou "Remboursements groupés" Remboursement ... - Comment filtrer les personnes à afficher ?
Dans la fiche des personnes, le filtre permet de limiter le nombre de personnes affichées pour les dénombrer ou les modifier. Pour cela : Faire un ... - Comment supprimer DES personnes ?
Menu "Personnes \ Opérations par lots \ Modifier des personnes par lot" Dans l'assistant choisir "Supprimer des personnes" Bouton Choississez la pré-sélection qui vous convient (par exemple "Pré ... - Comment changer le numéro de carte d'une personne ?
Se rencontre dans le cas d'une perte de carte. Se Positionner sur la fiche de la personne. Modifier la zone "Code court" en mettant le numéro de ... - Comment archiver les données dont je n'ai plus besoin ?
L'archivage s'effectue sur le poste serveur GEC, dans le menu "Outils \ Maintenance \ Archivage "Plusieurs types de données peuvent être archivées indépendamment les unes ... - Comment faire un encaissement sur plusieurs personnes ?
Allez dans le menu Finances / Encaissements / Encaissements. Sélectionnez le mode de règlement utilisé. Sélectionnez les personnes qui bénéficie d'une partie de cet encaissement en cochant ... - Comment sauvegarder mes données ?
Informations préalables Réaliser une sauvegarde est une démarche essentielle pour assurer la pérennité de votre travail. Nous vous recommandons de l'effectuer au quotidien, si possible après ... - Comment restaurer mes données ?
NOTE : Une sauvegarde correspond à faire une "photo" de l’état actuelle de GEC, elle est donc très vite périmée (dès qu’il y a une modification) La ... - Comment modifier les horaires de service du restaurant ?
Menu Administration / Terminaux / Service Vous pouvez alors définir les heures de début et de fin de chaque service (matin, midi et soir) L'onglet "Horaires d'accès" permet ... - Comment rechercher un chèque par son numéro ?
Cette fonctionnalité implique que le numéro du chèque ait été saisi au moment de l'encaissement. Depuis le menu Quotidien / Personnes, faire un clic droit dans la liste ... - Comment supprimer un passage de carte fait sur une borne ?
Cette action n'est pas possible afin de préserver la cohérence du système. Si une carte a été passée par erreur il faut recréditer l'argent sur le porte-monnaie de l'utilisateur ... - Comment régulariser le repas d'une personne qui n'a pas sa carte ?
Cette opération concerne les convives qui sont passés au restaurant avec la carte passe. Après le service, il faut créer le passage manuellement pour l'associer ... - Comment réserver un repas depuis le PC ?
Menu Passages / Passages / Créer des réservations. Ensuite un assistant vous guide. La réservation faite depuis le PC est utilisable immédiatement. Il est possible de réserver après la ... - Comment régler la date et l'heure des terminaux UG ?
Assurez vous que l'ordinateur sur lequel est installé le poste maitre de GEC est à l'heure. Toutes les 10 minutes le programme qui gère les échanges ... - Comment modifier les tarifs de restauration ?
Menu Paramétrages / Catégories / Forfaits de type borne. Chaque catégorie dépend d'un mode de tarification renseigné dans ce menu. Sélectionner le tarif à modifier et aller ... - Comment rentrer des périodes de stage par lot ?
Les plages d'interdiction peuvent être utilisées pour gérer les périodes de stage et interdire l'accès à la restauration sur une plage de dates. Gestion individuelle Renseigner la plage ... - Comment éditer un reçu dans les encaissements ?
Les reçus peuvent être imprimés lors des encaissements ou des remboursements. Impression à la demande. Selon le mode de règlement choisi, dans l'encaissement, la case à cocher ... - Comment modifier le texte d'un reçu ?
Pour modifier le texte d'un reçu, il faut aller Quotidien / Personnes, se placer dans l'onglet Finances et se positionner sur un encaissement pour lequel un ... - Comment rentrer des périodes de stage pour un élève ?
La saisie de périodes de stage s'enregistre dans la fiche client d'une personne, dans la commande Personnes / Personnes / Personnes, dans l'onglet 'Accès monétique'. La ... - Comment créer un jour spécial (restauration) ?
Menu Personnes / Opération par lots / Jours spéciaux. Sa configuration s'effectue en 2 étapes via 2 onglets : Onglet Général : définition du fonctionnement du jour ... - Comment dévalider un document comptable validé ?
Il faut utiliser la commande Outils / Maintenance / Dévalidation. Cette commande est utile pour dévalider un document comptable (fiche d'encaissements, titre de recettes, titre de ... - Comment créer les périodes ?
Les périodes sont des unités de temps (en général le trimestre) correspondant à des périodes de facturation. Menu : Frais scolaires / Configuration / Configurer les ... - Comment configurer les aides ?
menu : Frais scolaire / Configuration / Configurer les bourses et primes. Renseigner : Le code qui sera imprimé dans les documents de synthèse. Le libellé en clair. le ... - Comment gérer une perte de carte ?
Le changement de carte se fait en modifiant le "code court" de la personne. A la validation la nouvelle carte est mise en service et l'ancienne ... - Comment gérer une erreur de saisie de moyen de paiement sur un encaissement ?
Une fois un encaissement terminé, il n'est plus modifiable. La solution consiste à en recréer un nouveau avec le bon moyen de paiement, puis de supprimer ... - Comment imprimer une liste pour distribution de cartes ?
Menu Quotidien / Editions. Choisir l'édition Liste des personnes et des cartes Sélectionner "Classe, personne" comme ordre de tri. Cocher l'option "Saut de page après chaque classe". Vous obtenez ainsi ... - Comment faire un chargement complet ?
Le chargement complet permet de synchroniser la base GEC avec les bornes. Il se fait en général une fois en début d'année et doit être ... - Comment mettre en place les prélèvements dans mon établissement ?
Le module de prélèvements automatiques, dans GEC, permet de créditer les différents porte-monnaie. Ces prélèvements se comportent comme des encaissements. L'établissement doit obtenir de la Trésorerie ... - Comment utiliser la carte passe ?
La carte passe est une "super carte" qui a le droit de passer sur tous les terminaux UG. Pour une borne restaurant, cette carte autorise le passage et incrémente ... - Comment expliquer les différences entre le nombre de passages et les effectifs ?
Les effectifs ne comptabilisent que les passages de carte autorisés. Au contraire la liste des passages comptabilise les passages autorisés et ceux interdits (carte inconnue, carte ... - Comment supprimer le clignotement rouge du bouton 'Alerte' ?
Dans l'écran d'accueil de GEC, le bouton "Alerte" permet de notifier l'utilisateur d'une défaillance des échanges avec les bornes (problème réseau ou autre). Une fois ... - Comment gérer le départ d'une personne en cours d'année
La personne quitte définitivement l'établissement Il faut d'abord la rendre inactive par le bouton de sa fiche en attendant de pouvoir la supprimer ultérieurement. Eventuellement, il est ... - Comment changer de carte passe ?
En cas de perte ou de vol de la carte passe, il est possible d'attribuer un autre numéro de carte.Utiliser le menu Administration / Administration ... - Comment valider les écritures comptables ?
La validation des écritures comptables est proposée lorsqu'on demande les éditions suivantes en tant qu'éditions comptables (dans le filtre de l'édition, dans la zone "Type ... - Compatibilité matériel et logiciel de GEC
GEC peut-être installé sur toutes les machines ayant 4 ans ou moins. Les spécifications techniques sont les suivantes : - Windows 11, 10, 8.1 (32 ou 64 bits) ... - Comment créer une nouvelle classe ?
Les classes sont automatiquement créer lors de l’importation de base élèves en début d’année scolaire, cependant il peut-être nécessaire de créer une nouvelle classe en ... - Comment consulter des opérations financières ou de passages pour des personnes supprimées ?
Une fois les personnes supprimées il est possible de rééditer des informations sur ces personnes. Il est toujours possible d’éditer, pour une ou plusieurs personnes : - La ... - Changement du rouleau de papier sur la borne de rechargement bancaire
Le rouleau de papier doit être dans le bon sens pour que l’impression s’effectue (Papier thermique que d’une seule face). Lors du remplacement du rouleau il ... - Comment bloquer le passage d’une personne aux bornes
Il y a de multiple raison de vouloir bloquer une carte d’une personne, tel que : - Stage en dehors de l’établissement - Impayé - Convocation à l’intendance - … Le ... - Comment rendre inactives des personnes qui ne mangent plus depuis longtemps ?
Il existe une solution simple pour désactiver des personnes qui ne mangent plus au restaurant depuis une date donnée. Cela s'effectue depuis le menu Personnes \ ... - Comment supprimer les personnes inactives de GEC ?
Pour supprimer rapidement toutes les personnes inactives de GEC, rien de plus simple. Allez dans le menu " Personnes \ Opérations par lots \ Modifier des ... - Consulter et restaurer une archive
Les archives GEC sont automatiquement restaurées lors de leur création, il n’y a donc aucune opération spécifique à effectuer. Dans notre exemple l’archivage a été réalisé ... - Comment éditer la liste des passages manuels saisis depuis GEC ?
L'édition "Liste des passages" vous permet d'éditer la liste des passages manuels. Le filtre de l'édition doit être renseigné comme suit : Dans le type de passage ... - Comment éditer la liste des passages effectués sur la tablette ?
L'édition "Liste des passages" vous permet d'éditer la liste des passages enregistrés par la tablette. Le filtre de l'édition doit être renseigné comme suit : Dans ... - Comment effectuer des relances avant validation des droits constatés ?
Il est effectivement déjà possible d'effectuer des relances alors que les droits constatés ne sont pas validés. Il faut utiliser l'édition des avis aux familles.Dans ... - Comment modifier le numéro de reçu
Pour procéder à la réinitialisation des numéro de reçu, il faut aller dans Administration / Administration puis choisir Site. Dans le menu Site, choisir l'onglet Prochain ... - Champs information sur fiche personne
Il est possible de créer des champs « Personne » paramétrables dans GEC, ceux-ci sont au nombre de 12.Ils peuvent servir à noter des informations (date de ... - Comment créer UNE personne ?
La création d'une personne s'effectue en allant dans le menu Quotidien \ Personnes. Cliquer sur le bouton Ajouter en bas à gauche, ou appuyer sur la ... - Comment réaliser une sauvegarde planifiée ?
Faire une sauvegarde planifiée sert à ce que votre ordinateur fasse une sauvegarde de GEC tous les jours à la même heure, même si vous ... - Comment importer les données SIECLE ?
Pour télécharger la notice d'importation au format PDF cliquez-ici Et voici une vidéo explicative ... - Comment importer les données depuis un fichier CSV (Charlemagne, Aplon, Libellule, ...)
Pour la la notice d'importation au format PDF cliquez-ici ... - Compatibilité de GEC avec les ENT
GEC est capable de s’interconnecter avec différents ENT disponibles dans les académies. Cette interconnexion permet différentes possibilités (elles varient selon l’ENT) : La délégation d’authenticité (authentification unique ... - Comment créer un utilisateur de GEC ?
Lors de la rentrée, selon le personnel de l’établissement, il se peut que l’on souhaite créer un nouvel utilisateur GEC pour un collègue qui arriverait.Note ... - Comment envoyer des mails aux familles ?
Avec l’actualité, les contacts étant moins possible il se peut que vous souhaitiez envoyer par mail des documents aux familles. Sachez que GEC est tout ... - Comment annuler une réservation depuis le PC ?
Il est possible d’annuler une réservation depuis un poste GEC. Pour cela, il faut suivre la procédure décrite ci-dessous. Menu Personnes / Personnes / Personnes ou ... - Comment modifier les dates de validité des cartes ?
Pour pouvoir modifier les dates de validité dans GEC, il y a 2 possibilités : - Soit individuellement, en modifiant les dates directement dans la fiche personne ... - Comment gérer les voyages, séjours ou sorties dans GEC ?
Dans GEC, la gestion des voyages et sorties s'effectue à l'aide des porte-monnaie annexes.Ces porte-monnaie peuvent être paramétrés de 2 manières différentes :- soit en ... - Comment permettre à un DP4 de passer un mercredi en payant son repas ?
Au cours de l’année, il se peut que des DP4 qui ne mangent que lundi, mardi, jeudi et vendredi doivent pouvoir passer le mercredi midi ... - Comment créer un groupe de personnes dans GEC ?
La Création de groupes de personnes est un outils puissant qui permet de regrouper des personnes pour les traiter en opération par lot.Vous pouvez par ... - Comment créer une catégorie ?
Afin de vous adapter au mieux aux différentes populations dans l’établissement, il se peut que vous soyez obligé de créer une ou plusieurs catégorie(s). Mais avant ... - Comment créer un profil d'accès ?
Afin de gérer au mieux l’accès au self, il peut être judicieux de créer des profils d’accès en fonction du type de population dans l’établissement. ... - Comment créer un forfait ?
Au fil de l’année il ce peut que vous ayez besoin de créer un ou plusieurs nouveau(x) forfait(s) pour vous adapter à la situation d’un ... - Comment faire un passage manuel ?
Création de passages manuels individuellement Pour commencer, il faut aller sur la fiche de la personne concernée, dans l’onglet « Passages » : Cliquer sur le bouton ... - Comment effectuer un transfert entre porte-monnaie ?
Le transfert entre porte-monnaie est utilisé pour transférer le contenu total ou partiel d'un porte-monnaie d'une vers le (ou les) porte-monnaie d'une (ou plusieurs) personne.Le ... - Comment insérer par lot des personnes dans un groupe ?
Après la création de nouveaux groupes, il peut être intéressant d'utiliser les opérations par lot pour inclure les élèves d'une classe ou d'une catégorie dans ...
