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Vérifier la comptabilité entre GEC et GFC (avec écriture anti/postdatées)

Il est un point crucial à vérifier, à chaque fin de mois, en général, c’est la concordance des comptes comptables entre GEC et GFC.

Cette vérification, souvent source de tension, est assez simple à réaliser. Ci-dessous vous trouverez une procédure pour vérifier votre concordance de comptabilité.

 

Nous allons, dans notre exemple, vérifier la concordance pour la période du mois de novembre (01/11/2015 au 30/11/2015).

 

1)      Principe de vérification de la concordance de comptabilité

La vérification de la comptabilité, n’est pas très compliquée, elle se déroule de la manière suivante :

                               Dernier état des comptes de classe 4 (du début de la période à vérifier)

                +             Delta des opérations sur la période à vérifier par compte                     

                =             Nouvel état des comptes de classe 4 (de la fin de période à vérifier)

 

a)      Les documents à éditer

Il y a 3 documents principaux à éditer. Ces documents sont tous réunis dans Finances \ Éditions \ Vérifier la comptabilité. Avec ces documents, il vous sera possible de déterminer si vous êtes en accord comptable.

Dans cette commande, vous allez pouvoir éditer les 3 documents principaux, il se peut qu’il y aie également d’autres documents qui sortent en même temps que ces 3 documents principaux, vous trouverez le détail de chaque document ci-après.

 

b)      Utilisation de la commande "Vérification de la comptabilité"

Avant de lancer la vérification de la comptabilité, les informations suivantes sont à renseigner :

-          La date et l’heure de la période à vérifier (Date du 01/11/15 à 00h00 au 30/11/15 à 23h59)

-          Les documents à imprimer : nous vous recommandons d’imprimer les 4 documents proposés

-          Il vous est également possible de choisir les options de tri et les sous-totaux à afficher pour l’état des comptes de classe 4

 Vérification de la comptabilité

 

c)       Détail des documents comptables

 

-          État des comptes de classe 4 début

Il s’agit de l’état des comptes de classe 4 au début de notre période de vérification, le 01/11/15 à 00h00. L’édition de cet état nous permet de vérifier qu’il coïncide bien avec notre dernier état de vérification, au soir du 31/10/15 donc.

-          Vérification de la comptabilité

Cet état est notre "Delta des opérations par compte", il présente pour chaque compte,  le montant par type d'opération financière (Encaissement, Passage, Remboursement, …) qui ont mouvementé le compte comptable

-          Écritures antidatées ou postdatées

Les écritures anti ou postdatées sont des écritures dont la date de valeur ne correspond pas à la date de saisie (Une saisie de passage aujourd’hui pour la veille, Un encaissement pour dans 2 semaines, …). Dans cette édition vont ressortir toutes les opérations de ce style, à condition qu’uniquement la date de valeur ou uniquement la date de saisie soit dans cette période.

S’il y a des opérations de ce style, il éditera un état des comptes de classe 4 (de début ou de fin) corrigé avec ces opérations, et c’est ce document qu’il faudra prendre en compte pour vérifier la concordance.

-          État des comptes de classe 4 fin

Il s’agit de l’état des comptes de classe 4 à la fin de notre période de vérification, le 30/11/15 à 23h59, il est donc nécessaire de faire cette édition après le 30/11. L’édition de cet état nous permettra de vérifier qu’il coïncide bien avec notre calcul de concordance et deviendra notre nouveau point de départ de vérification pour le mois suivant.

 

2)      Vérification de la concordance

NOTE : Nous allons utiliser un tableur (Excel, Calc, …) pour facilité notre vérification. Le tableau vide est disponible en téléchargement à la fin de document, toutes les formules de calcul y sont déjà incluses.

-          État des comptes de classe 4 début

Avec la dernière page, on vérifie que ça coïncide avec notre ancien état des compte de classe 4, au 31/10/15 au soir, puis on renseigne notre tableur avec les chiffres compte par compte.

Document GEC :

GEC1

Document tableur :

Tableur1

Colonne B : Les comptes                    Colonne C : Les soldes sur ces comptes           Les autres colonnes ne sont pas à prendre en compte pour l’instant.

NOTE : S’il y a des comptes comptables avec différent porte monnaie on cumule la somme pour avoir le montant globale sur le compte. On peut voir que le compte 4112 sous le tableur est bien la somme de -11,94 + -4102,52.

 

-          Vérification de la comptabilité

Ce document est un récapitulatif de ce qu’il s’est passé durant la période, Encaissement, Consommation, Remboursement, … Il est le reflet des documents éditer du mois (FQE, liste des écritures comptables, titre de recette et titre de recette annexe). Nous utilisons le Solde de chaque Sous total pour chaque compte que nous saisissons dans le tableur.

NOTE : Dans ce document, il est possible que certains comptes de classe 4 qui apparaissent ne soient pas à prendre en compte. Ce sont essentiellement des comptes de classes 4 utilisés lors des transferts entre les virements et les porte-monnaie.

Document GEC :

GEC2

NOTE : On remarque que le solde du compte 471851 est nul, il n’est donc pas nécessaire de saisir cette ligne dans notre tableur.

Document tableur :

Tableur2

Colonne I : Les Soldes de chaque Sous total pour chaque compte sont saisies.

 

-          Écritures antidatées ou postdatées

L’édition des écritures anti ou postdatées est une édition complexe qui regroupe toutes les écritures dont la date de valeur ne correspond pas à la date de saisie.

Document GEC :

GEC3

Les pages 1 et 2 ont étaient fusionné sur ce document.

NOTE : Ce tableau n’est pas dans sa version finale, il est amené à évoluer pour afficher un détail plus précis.

Dans ce tableau il faut distinguer 4 types d’opérations afin de renseigner notre tableur :

  - Les Débits antidatés (principalement des recettes) → type 1

  - Les Crédits antidatés (principalement des encaissements) → type 2

  - Les Débits postdatés (principalement des recettes) → type 3

  - Les Crédits postdatés (principalement des encaissements) → type 4

Ces quatre types de données serviront à remplir notre tableur.

Afin de distinguer quelles sont les sommes pour chaque type d’opération il faut regarder :

-          le "Type écriture" s’il est anti ou postdaté, dans notre cas ce sont toutes des opérations antidatées, elles seront donc de type 1 ou 2.

-          l’"Opération financière" s’il s’agit de Débit (recette, remboursement, …), ce qui est notre cas, ce sera du type 1. En cas de Crédit (encaissement, reprise ticket, …), il aurait été de type 2.

Une fois chaque type d’opération déterminé il faut renseigner les montants dans les bonnes cases de notre tableur (colonne D à G).

Nous pouvons maintenant créer notre calcul dans la colonne H, correspondant à notre état de début corrigé. La formule est la suivante : H = C + D - E - F + G.

Enfin nous pouvons passer au calcul de notre état des comptes de classe 4 de fin (Colonne J). La formule est la suivante : J = H + I.

Document tableur :

Tableur3

 

NOTE : La vérification de comptabilité avec des opérations anti et/ou postdatées est plus complexe, c’est pour ça qu’il n’est pas conseillé de créer des opérations de ce type.

Durant la période à vérifier, ces écritures décalées ne posent pas de problème, elles sont transparentes dans la vérification. Ce sont seulement celles effectuées aux bornes de la vérification.Il faut donc éviter de saisir des opérations décalées en fin et début de période de vérification.

 

Si des écritures décalées sont à prendre en compte pour la période, un nouvel état des comptes de classe 4, appelé état des comptes de classe 4 corrigé vous est proposé.

GEC4

La colonne "Montant" ci-dessus correspond à notre colonne C de notre tableur, "Correction" à D et "Solde" à H

 

-          État des comptes de classe 4 fin

Avec la dernière page du document, on renseigne notre tableur avec les montants compte par compte dans la colonne K. Nous pouvons maintenant créer notre calcul de différence dans la colonne L avec la formule la suivante : L = J - K.

 

Document GEC :

GEC5

Document tableur :

Tableur4

 

Tous les montants dans notre colonne L sont nul, il n’y a donc pas de soucis comptable dans GEC.

 

ATTENTION :

Cette vérification ne fait que vérifier la concordance de GEC sur la période, s’il y a des écarts entre GEC et GFC sur la période, cela veux dire que certaines écritures n’ont pas été saisies ou correctement saisies dans GFC ou que des écritures saisies dans GFC (virements bancaires par exemple) n'ont pas été reportées dans GEC. Il faut donc vérifier toutes écritures saisies dans GFC à partir des documents de GEC; et que tout ce qui arrive directement dans GFC soit bien reporté dans GEC

 

NOTE : le total des documents de GEC sortis durant la période doivent correspondrent aux montants présentés par la 2ème édition (Justificatif des comptes de classe 4).

 

Pour rappel les documents de GEC sont :

-          Fiches d’encaissement

-          Liste des écritures comptables

-          Titre de recette

-          Titre de recette annexe

Fichiers attachés : VérifCompta.xls

Nuage de tags: Comptabilité, Concordance, état des comptes de classe 4, GFC


HITIER Arnaud
10/05/2016 11:36
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