ATTENTION : Ne pas confondre les "Factures des Droits Constatés" et les "Factures GEC"

NOTE : GEC n’est PAS un logiciel de facturation, il n’éditera pas une "Facture" à proprement parlé, il édite une aide à la facturation.

La facturation est considérer comme un mode d’encaissement dans GEC.

Dans GEC il y a plusieurs modes de fonctionnement pour le passage au self :

-          Prépaiement

-          Paiement direct

-          Facturation hebdomadaire

-          Facturation mensuelle

-          Facturation libre

1)      Prépaiement

Le prépaiement est le mode de fonctionnement classique de GEC, les personnes recharge leur compte, et celui-ci est débiter au passage au self ou lors de la réservation.

2)      Paiement direct

Ce mode est utilisé lorsqu’il y a un point de vente de type caisse, le fonctionnement est identique à une cafétéria, les personnes choisissent ce qu’ils veulent via un écran tactile, et règlent le montant total au passage.

                Facturation

Les personnes ayant ce mode de fonctionnement passent au self sans payer avant. À chaque passage le compte de la personne est débité du montant du repas. Le compte est remis à zéro par une "Facturation", celle-ci peut être automatique ou manuelle.

3)      Facturation hebdomadaire

La remise à zéro du compte des personnes ayant ce paramétrage est effectuée automatiquement chaque semaine sur un jour précis.

4)      Facturation mensuelle

La remise à zéro du compte des personnes ayant ce paramétrage est effectuée automatiquement chaque mois sur une date précise.

5)      Facturation libre

La remise à zéro du compte des personnes ayant ce paramétrage est effectuée manuellement.

NOTE : Le mode hebdomadaire et mensuelle n’est pas recommandé dans l’éducation nationale, étant donné qu’il ne permet de lancé la facturation de manière anticipé, et ce même s’il n’y a pas plus de mouvement financier jusqu’à la date de facturation par exemple lors des vacances.

NOTE : Le mode de fonctionnement "Libre" est recommandé.

Le choix du mode fonctionnement s’effectue dans les catégories pour les porte-monnaie choisis.

Ce mode de fonctionnement est recommandé pour gérer facilement la venue régulière de groupe extérieur à l’établissement.

La facturation s’effectue dans le menu Finances / Encaissements / Facturer, pour les factures libre sinon elles sont générées lors de leurs échéances.

Une fois les factures, elles peuvent être éditées à partir de l’édition "Facture".