Même si vous ne gérez pas les droits constatés dans GEC (pour le paiement des bourses ou excédents de versement) il est possible d’utiliser la fonctionnalité de virement bancaire de GEC pour rembourser les personnes.

C’est le cas des remboursements de voyages annulés ou même d’avances à la restauration dans le cas où la restauration ne redémarrerait pas ou  partiellement.

Deux cas de figure se rencontrent ; soit le montant à rembourser est visible dans GEC soit il ne l’est pas (a été encaissé dans GFC ou autre logiciel de compta)

• Si les voyages ou autres montants sont visibles dans les Porte-monnaie GEC alors on peut transférer ces montants dans les virements :
  • Transfert dans les virements depuis le menu "Finances \ Virements \ Transferts avec les Virements".
  • Une fois les montants transférés, créer ensuite le fichier de virements depuis le menu "Finances \ Virements \ Virements bancaires".
• Si les voyages ou autres frais ont été encaissés en dehors de GEC, alors on peut importer des montants externes :
  • Importer des montants externes depuis le menu "Finances \ Virements \ Importer un montant externe" en renseignant les montants individuellement.
  • Une fois les montants externes importés, créer ensuite le fichier de virements depuis le menu "Finances \ Virements \ Virements bancaires".

Notes et astuces :

• S’il faut rembourser des externes et qu’ils ne sont pas dans GEC, alors il faudra les créer.
• S’il manque des responsables ou des RIB, il faut prévoir de les collecter avant de les renseigner dans GEC.
• Le fichier des virements obtenu sera à traiter en paiements externes dans GFC.
• L’édition liste des personnes et des groupes permet de recenser l’état des porte-monnaie. (0.01 à 99999 ou -99999 à -0.01 pour filtre sur les montants positifs ou négatifs)

 Pour plus d'information, vous pouvez suivre ce guide.