Au quotidien, la base de données de GEC s'étoffe. Plus elle contient d'informations, plus elle voit sa taille augmenter. Les temps de traitement, de fonctionnement de GEC s'allongent. Il est temps d'archiver les données les plus anciennes de GEC.
Une archive contient uniquement les opérations financières et les passages. Une fois l'archive réalisée, la taille de la base de données de GEC se trouve réduite. GEC fonctionne plus vite. Toutes les données (archivées ou non) restent exploitables dans GEC.

L'intégrité des données est conservée, les archives sont contenues dans un sous-répertoire de la base de données dénommé Archives.
Elles sont utilisées lors des éditions lorsque nécessaire. Par exemple vous pouvez éditer l'historique financier d'une personne sur 3 années, dont 2 ont été archivées.
Dans l'édition, toutes les données archivées présentes possèdent la mention archive.